Un bon mail après une rencontre – que ce soit un premier rendez-vous client ou un entretien d’embauche, ça fait toute la différence. Que vous veniez de rencontrer un potentiel employeur, un futur client ou un partenaire d’affaires, un email de suivi est une étape cruciale pour renforcer votre réseau. Cet article vous propose une approche détaillée sur l’importance du mail de follow-up, comment le structurer, les actions concrètes à mettre en place, et comment organiser votre semaine de travail pour ne pas oublier vos relances.
Première étape : pourquoi envoyer un mail de follow-up ?
Consolider les relations : un bon mail de follow-up montre que vous êtes impliquée et sérieuse dans votre démarche. Ça renforce la confiance et établit une connexion plus forte avec votre interlocuteur. En montrant votre intérêt, vous vous positionnez comme quelqu’un d’intérêt pour lui aussi.
Clarifier les points de la discussion : parfois, certains détails échappent lors d’une rencontre. Un follow-up vous permet de revenir sur des points clés ou de poser des questions que vous n’avez pas pu aborder. Bref, de montrer que vous avez apprécié votre discussion.
Créer des opportunités : le mail de follow-up vous permet de rester dans le radar de votre interlocuteur.
Qu’est-ce qu’on met dans un mail de follow-up ?
Avant toute chose : on personnalise son mail de follow up. Vous avez rencontré l’interlocuteur, pas la peine d’automatiser votre merci pour le café. Déjà que les mails de prospection à froid, c’est l’angoisse, vous n’allez pas enchaîner sur un mail de follow-up générique.
Une intro personnalisée et une remise en contexte : Commencez par remercier votre interlocuteur pour son temps. Mentionnez un ou deux points marquants de la rencontre pour rappeler le contexte.
Revenir sur des points spécifiques : Montrez que la conversation vous a intéressée en évoquant des aspects clés de votre échange. Cela peut être une idée discutée ou une question laissée en suspens.
Exprimer votre intérêt pour la suite :Que vous recherchiez un partenariat ou un emploi, soyez claire sur vos intentions et proposez une prochaine étape : est-ce que vous attendez de ses nouvelles ? Ou est-ce que c’est vous qui allez le relancer dans quelques jours ? Pour qu’il soit efficace, il faut que le mail de follow up propose une action à votre interlocuteur.
Si vous n’obtenez pas de réponse après votre premier mail de suivi, il est parfois nécessaire de relancer. Attendez un délai raisonnable : donnez à votre interlocuteur au moins 4 à 7 jours pour répondre avant de relancer. Et surtout, proposez une action concrète : cela permet de répondre plus facilement que si la personne en face doit imaginer un partenariat avec vous par exemple.
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Utilisez un calendrier : Que ce soit Google Calendar, Outlook ou un agenda papier, planifiez vos relances directement dans votre calendrier. Indiquez des rappels pour chaque follow-up que vous devez effectuer.
Créez une liste de tâches avec des rappels :Notez toutes les personnes à suivre et les points à aborder dans un document ou une application comme Todoist ou Trello. Cela vous permet de visualiser vos tâches et de cocher celles que vous avez réalisées.
Bloquez des créneaux chaque semaine pour capitaliser sur vos rencontres : Réservez un créneau horaire spécifique chaque semaine pour faire vos suivis. Evitez le lundi matin (quand les boîtes mails débordent du week-end) ou le vendredi après-midi (quand les gens pensent trop au week-end). Le mieux : mardi – mercredi – jeudi.
Automatisez vos relances : Utilisez des outils comme Asana ou Monday.com pour créer des tâches récurrentes. Cela vous permettra de recevoir des notifications lorsque vous devez faire un suivi.